Sempre que sua empresa tiver que hospedar visitantes de negócios do exterior, você deve escrever uma carta de convite de negócios. Esses visitantes podem ser seus compradores existentes ou potenciais, investidores atuais ou intencionais, visitantes de feiras ou conferências, parceiros ou agentes estrangeiros, funcionários estrangeiros ou indivíduos que vêm para treinamento no local nas instalações de sua empresa.
Sua carta de convite destina-se a comunicar claramente os motivos e atividades planejadas da visita. Também declarará os planos do candidato de retornar ao seu país no final de sua visita. Mas você deve ter em mente que uma carta convite não é garantia de que o visto de negócios do seu visitante será aprovado. No entanto, não escrever um certamente terá o visto do visitante reprovado, uma vez que a carta é sempre um pré-requisito para os visitantes de negócios.
Se a sua empresa está convidando um visitante para fins comerciais, você ou outro representante de sua empresa deve escrever a carta de convite para o visitante. Você deve enviar ao visitante duas cópias originais da carta - uma para eles enviarem ao solicitar o visto e outra para apresentar quando entrarem no seu país.
O quão bem você cria sua carta de visto de negócios pode determinar, em boa medida, se o visto do visitante será aprovado ou não ( embora os solicitantes de visto analisem outros fatores, como se o solicitante está qualificado para visitar seu país ). Então, você precisa saber como escrever cartas atraentes de convite de negócios. Aqui estão as diretrizes gerais para escrever uma carta de convite de negócios.
Como escrever uma carta de convite de visto de negócios - modelo de amostra
1. Endereço correto: sua carta de convite de visto de negócios será rejeitada se for endereçada incorretamente. A maioria das embaixadas ou comissões altas não perdoa até mesmo um erro de ortografia no endereço, então você precisa acertar. Antes de redigir sua carta, visite o site oficial da embaixada do seu país no país do visitante para obter o endereço correto para o qual tais cartas devem ser encaminhadas.
Além disso, você também deve usar a saudação apropriada. Se você souber o nome do funcionário consular que receberá a carta, você poderá incluí-la. Mas se você não souber o nome do provável destinatário, uma simples saudação como “ Prezado Oficial Consular ” será suficiente.
2. Indique o nome e a posição do visitante: deve indicar claramente o nome do visitante que solicita o visto de visita de negócios exatamente como aparece no seu passaporte. Para evitar erros, verifique com o visitante antes de redigir sua carta. Observe que deve haver consistência em toda a documentação. Por exemplo, se o sobrenome do visitante aparecer em primeiro lugar em todas as credenciais, escreva o sobrenome primeiro na carta para evitar confusão.
3. Indicar a posição do visitante e outras informações relevantes: Em sua carta-convite de visto de negócios, você também deve informar o nome do visitante, o nome da empresa que representa, sua posição na empresa e o relacionamento com a empresa.
Dependendo das exigências do destinatário, você pode ter que incluir a data de nascimento do visitante, cidade, país de nascimento, número do passaporte, estado civil e outros detalhes pessoais. Em qualquer caso, inclua todos os detalhes de contato do visitante, pois o escritório consular pode entrar em contato diretamente com eles para fazer alguns questionamentos.
4. Indique o objetivo e a duração da visita: a sua carta-convite para visto de negócios também deve incluir a finalidade para a qual você está convidando o visitante, bem como quanto tempo gastará em seu país antes de retornar ao país de origem.
Além disso, você precisa declarar a intenção do visitante de sair do seu país assim que o objetivo da visita for alcançado. Para convencer o destinatário sobre estes, você precisa mencionar todos os compromissos do visitante em seu país de origem que irá levá-los a sair imediatamente depois de terem atingido o objetivo de sua visita.
5. O Estado que cobrirá as despesas: Em sua carta, você também deve declarar se você ou o visitante cobrirá a viagem do visitante e as despesas relacionadas. Se você pretende cobrir as despesas, pode ser solicitado que você forneça as evidências de fundos para cobrir as despesas, como um extrato bancário.
Depois de incluir todas as informações importantes, informe no último parágrafo que você pode ser contatado para quaisquer esclarecimentos. E inclua suas informações de contato. Reúna sua carta com “ Sinceramente ” ou outro fechamento aceitável; em seguida, siga com sua assinatura, nome e posição na empresa que você representa.
Mais uma vez, lembre-se de que uma carta-convite não é um documento obrigatório, mas oferece evidência documental que apóia o caso para a emissão de visto e pode facilitar o processo de solicitação de visto.