Não importa quanto você gasta em assegurar vários aspectos do seu negócio; você ainda precisa de um plano de continuidade de negócios.
Um plano de continuidade de negócios torna mais fácil para você gerenciar o desastre e colocar seu negócio em funcionamento novamente no caso de uma ocorrência infeliz imprevista. Com um plano de continuidade de negócios em vigor, você não teria que perder muito em termos de possíveis empresas, clientes e funcionários quando ocorrer um desastre. Você poderia continuar seu negócio novamente, como se nada tivesse acontecido.
Um plano de continuidade de negócios é uma das formas mais baratas de seguro que uma empresa pode ter, já que não lhe custaria nada. Mas, infelizmente, muitas empresas preferem passar esse aspecto vital e geralmente não se incomodam até que seja tarde demais. Para desenvolver seu próprio plano de continuidade de negócios, aqui estão alguns dos itens da lista de verificação que você deve incluir.
Escrevendo um Plano de Continuidade de Negócios - Modelo de Amostra / Checklist
1. Relacione os objetivos e metas do plano
Primeiro, você precisa analisar claramente seu motivo para criar o plano de continuidade de negócios, bem como os objetivos que deseja alcançar. Naturalmente, seu principal objetivo para criar o plano de continuidade de negócios é ajudar sua empresa a se recuperar o mais rápido possível, caso seja atingida por um desastre. Você deve declarar isso no plano de continuidade de negócios (BCP), bem como a natureza dos possíveis desastres.
2. Pessoal de apoio
Em seguida, você deve fazer uma lista do pessoal que se encarregará da tomada de decisões ou preencherá funções importantes quando ocorrer um desastre. Algumas funções de trabalho são importantes demais para serem deixadas vazias por qualquer motivo, pois deixá-las vagas pode levar a problemas ainda maiores para a continuidade da empresa. Você deve identificar tais posições e fazer uma lista de pessoas que preencheriam essas posições, juntamente com seus endereços de contato, endereços de e-mail, número de telefone e todas as outras informações de contato necessárias.
3. contatos externos
Além das posições críticas internas, algumas posições externas também são altamente críticas - como consultores de empresas, advogados e contadores da empresa, banqueiros e consultores de tecnologia da informação. Principalmente, estas devem ser pessoas que são instrumentais e podem ajudar a ajudar o negócio a se recuperar rapidamente. Você deve fazer uma lista de tais pessoas, bem como seus endereços de contato, e incluí-las em seu plano de continuidade de negócios.
4. Equipamento
Faça o mesmo para equipamentos críticos também. Existem máquinas ou equipamentos que são cruciais para o funcionamento do seu negócio? Existe algum software especial que contenha dados comerciais importantes ? Você deve fazer uma lista de tais equipamentos e software. E se houver algum backup externo, eles também devem ser incluídos.
5. Documentos comerciais
Toda empresa tem alguns documentos vitais e documentos comerciais, como documentos de incorporação, certificados fiscais, detalhes bancários, contratos de aluguel e informações da equipe. No caso de ocorrer um desastre como incêndio ou inundação, esses documentos podem ser perdidos, levando a complicações adicionais para o negócio. Como você pretende lidar com a perda de documentos se ocorrer um desastre ? Você deve incluir isso no seu BCP também.
6. Equipamento de contingência
Vamos supor que uma empresa de produção perca todos os seus equipamentos e máquinas vitais, que ela usa para fabricar seus produtos. Claro, a empresa teria seguro esses equipamentos e máquinas, mas a companhia de seguros não vai pagar no mesmo dia em que você arquiva suas reclamações, não é? Você deixaria seus consumidores em suspenso e permitiria que seus concorrentes assumissem enquanto você tentava se recompor ? Você tem que colocar em prática um plano para equipamentos de contingência que possam ser usados para continuar a operação até que você possa começar a operar totalmente novamente.
7. Localização da Contingência
Para onde você mudaria sua empresa temporariamente, caso perca as instalações comerciais atuais? Seus funcionários podem trabalhar em casa até que você recupere sua localização ? Essas são coisas que você precisa examinar e detalhar como isso será tratado se tais situações surgirem.
8. Lista de instruções
Também deve haver uma lista de instruções que contenha várias responsabilidades cruciais a serem tratadas em tempos de desastre e como elas devem ser tratadas. Por exemplo, deve haver uma instrução detalhada sobre como entrar em contato com sua companhia de seguros para informá-los sobre o desastre, bem como sobre como registrar pedidos de seguro. Isso deve ser feito para todas as responsabilidades cruciais na empresa.
9. Documentação do seu plano de continuidade de negócios
Quando terminar de escrever seu plano de continuidade de negócios, certifique-se de documentá-lo em cópias impressas e impressas. Você pode usar o armazenamento em nuvem e backups externos para as cópias eletrônicas. Quanto às cópias impressas, assegure-se de que todo pessoal-chave não apenas tenha uma cópia, mas também entenda o que fazer com ela.
Embora um plano de continuidade de negócios seja fácil de fazer e deva ser algo que você possa criar sozinho, você pode considerar a contratação de um consultor para lidar com ele caso ache difícil lidar com ele.