A maioria dos negócios que eventualmente crescem começou pequena, assim como a Apple® e a Microsoft®. Alguns deles começaram a partir da garagem e eles acabaram por se tornar um nome familiar em todo o mundo. A verdade é que, além de ter uma ideia de negócio fantástica, comprometimento, disciplina, dedicação e atenção aos detalhes são alguns dos atributos básicos que fazem uma pequena empresa crescer tanto.
Se você é um empreendedor que dirige uma pequena empresa ou está no varejo, uma das chaves que você precisaria para fazer sua empresa crescer e se tornar altamente lucrativa é implementar um processo que garanta o gerenciamento eficaz de estoques. O ditado de que 'varejo é detalhe' descreve corretamente o conceito de abordagem eficaz de gerenciamento de estoque para pequenas empresas; Você só precisa prestar atenção a todos os aspectos da sua pequena empresa se quiser crescer.
A Importância do Gerenciamento de Inventário para Proprietários de Pequenos Negócios
Nada envia um cliente para as mãos de um concorrente, como um inventário inadequado. Ao mesmo tempo, nada mata o fluxo de caixa e, eventualmente, a rentabilidade, como excesso de estoque.
Como empresário, você precisa manter um inventário balanceado para evitar perder o cliente e evitar o excesso de estoque. Portanto, você deve ter um sistema de gerenciamento de inventário muito sólido. Aqui estão alguns dos benefícios importantes do gerenciamento de estoque.
uma. Prevenção de situações de falta de estoque
Imagine que a mercearia mais próxima esteja constantemente fora de sua marca favorita de cereal, e então você ouve falar de outra loja não muito distante que quase nunca fica sem a mesma marca. Claro, você começaria a visitar a nova loja para colocar as mãos na sua amada marca de cereais.
E, eventualmente, já que seria inconveniente para você comprar mantimentos em duas lojas diferentes, teria que escolher uma loja - e essa, é claro, seria a loja que sempre tem o que você precisa em estoque. Infelizmente, a sua mercearia mais próxima perdeu um cliente devido à má gestão de estoque.
Você deve sempre se esforçar para satisfazer as necessidades de seus clientes, garantindo que eles tenham acesso a seus produtos em todos os momentos e a melhor maneira de fazer isso é através do gerenciamento de inventário adequado.
b. Evitando overstock
Overstocking é em si um problema. Quando você armazena muito de um produto, há chances de que você não consiga vender todos eles no prazo e há uma alta probabilidade de que alguns itens vão ficar ruins ou até se tornar obsoletos, levando a enormes perdas para o seu negócio.
c. Custos de manutenção reduzidos: o custo de manter estoque está altamente relacionado ao tamanho do estoque. Se você mantiver a quantidade certa de estoque, não terá que gastar excessivamente em armazenamento, manutenção, pessoal e todos os outros custos de manutenção.
d. Redução de roubo e furto
Outro problema que acompanha o gerenciamento de estoque, que o gerenciamento adequado do estoque ajuda a evitar é a redução de furtos. Há sempre funcionários desonestos ou clientes que tentam “se ajudar” com alguns dos produtos da empresa. Com o gerenciamento e monitoramento de inventário adequados, você poderá detectar e controlar facilmente essas situações.
e. Gerenciamento de capital de giro
Você precisa de capital de giro para gerenciar todos os aspectos do seu negócio. Mas quando você absorve muito dinheiro em mercadorias de estoque, outros aspectos do seu negócio podem sofrer porque não haveria fundos suficientes para realizar outras atividades.
A administração de estoques ajuda você a manter apenas a quantidade apropriada de ações. Suas ações não serão muito grandes, de modo que você teria que afundar muito capital de giro nela. E não será tão pequeno que seu capital de giro não seja utilizado de maneira eficiente.
f. Matérias-primas adequadas
A gestão de estoques é ainda mais importante para os fabricantes, porque em nenhum momento você pode ficar sem matéria-prima. Se você ficar sem matéria-prima ou um ingrediente essencial para a produção, isso pode levar a perdas consequentes, como perda de salários pagos aos trabalhadores, perda de tempo e outras perdas. Os fabricantes usam o gerenciamento de estoque para garantir que as quantidades apropriadas de materiais de produção estejam sempre disponíveis.
g. Contabilidade de lucro precisa
O inventário é um ativo de negócios por conta própria. E quando você está preparando sua demonstração financeira, você precisa declarar o valor exato do seu estoque atual. Sem um gerenciamento de estoque adequado, o que você obteria, na melhor das hipóteses, seria uma figura assumida ou mesmo exagerada. Isso também significa automaticamente lucros inflados e relatórios financeiros imprecisos.
h. Reordenando
A administração de estoques ajuda você a saber quando solicitar itens fora de estoque. Também ajuda a evitar atrasos no processo de reordenamento. Às vezes, quando você reordena alguns materiais de produção vitais, o fornecedor leva tempo antes de processar seu pedido e entregar a você. Com o gerenciamento de inventário adequado, você teria calculado o tempo de espera de cada fornecedor e seria capaz de reordenar no momento apropriado.
Eu. Eficiência do armazém
Se você tem um depósito muito grande ou vários depósitos, fica difícil saber qual depósito contém quais itens, o que leva a atrasos desnecessários no processo de produção. Com um gerenciamento de estoque adequado, esses problemas podem ser eliminados ou reduzidos ao mínimo. Também ajuda a reduzir consideravelmente os custos de armazenamento.
j. Identificação de problemas potenciais
O gerenciamento adequado de inventário facilita a identificação rápida de possíveis problemas de produção relacionados ao gerenciamento de inventário e permite que você execute ações imediatas.
Embora o controle de estoque não seja uma tarefa agradável, é um aspecto fundamental da operação de um negócio bem-sucedido. Ter um bom sistema para rastrear seu estoque e vendas ajudará você a descobrir quais mercadorias você tem em estoque, o que você vendeu, o que ainda está em ordem e quando seus pedidos chegarão.
Com esse sistema, você pode reconhecer rapidamente os produtos de venda rápida de que precisa para reordenar e vender produtos que você precisa para reduzir ou promover de forma mais agressiva. Além disso, acompanhar seu inventário de maneira regular e eficiente pode ajudar você a manter um inventário moderado que não seja muito ou pouco.
O excesso de estoque vincula fundos que poderiam ser usados para custos de operação ou para outras finalidades mais importantes. Ter estoque insuficiente, por outro lado, faz você perder receita porque não tem produtos suficientes para vender. Tendo discutido a importância do inventário e do acompanhamento de vendas, vamos agora discutir como acompanhar o estoque e as vendas em sua pequena empresa. Há muitas maneiras de rastrear seu inventário, e todos esses métodos se enquadram em duas categorias: manual e automatizada.
Duas maneiras de rastrear seu estoque e vendas
I. Método manual
Para rastrear seu inventário usando o método manual, comece contando seus produtos para determinar o inventário inicial. Em seguida, categorize seu inventário primeiro pelo nome do produto e depois por outros atributos específicos dos produtos, como cor, tamanho, uso, data ou estilo.
Por exemplo, se você tem perfumes como inventário, você vai querer classificá-los pelo nome e, em seguida, por se eles são para homens ou mulheres ou ambos, então por tamanho. Isso torna mais fácil para você acompanhar o que você precisa e o que você não vendeu. Depois de classificar os itens em seu inventário em categorias, crie uma planilha no Microsoft Excel para rastrear seu inventário e vendas.
Basta criar uma planilha para cada produto e listar a contagem inicial de estoque para esse produto. A partir desse ponto, ajuste a contagem de inventário inicial, conforme necessário. Ou seja, subtraia todas as vendas de cada produto do seu registro e adicione novas chegadas a ele. Faça isso pelo menos uma vez por semana, ajustando o total do estoque conforme necessário.
O Microsoft Excel será suficiente se você tiver menos de 10 itens diferentes no seu inventário. No entanto, se você tiver mais de 10 itens em seu inventário, uma opção melhor é configurar um banco de dados de estoque no Microsoft Access. O Microsoft Access oferece modelos de inventário semi-automatizados, mais atraentes e fáceis de usar. E você pode imprimir relatórios de estoque convenientes para rastrear vendas, adições ao estoque e devoluções. No entanto, ainda não é tão eficaz quanto um sistema totalmente automatizado.
II. Método automatizado
Se você administrar uma empresa que tenha vários itens diferentes em seu inventário (como uma loja de varejo), será necessário usar um sistema automatizado, pois o método manual de inventário e acompanhamento de vendas será trabalhoso demais, se for possível.
Embora existam muitos métodos automatizados, o mais comum e mais eficaz envolve a integração de software de gerenciamento de inventário profissional com um scanner de código de barras e registra em sua loja. Cada produto possui um código de barras exclusivo, que é digitalizado no ponto de checkout. O código de barras contém o preço, bem como outras informações relevantes sobre o item.
Uma vez que o scanner de código de barras tenha detectado e registrado um produto para venda, ele registra automaticamente a venda e deduz o número de unidades daquele item compradas do número total de unidades restantes na loja. Isso é feito em questão de segundos.
Outro método envolve o uso de identificação por radiofreqüência, que marca cada item de estoque com uma etiqueta de plástico que contém um microchip programável e uma pequena antena. As tags contêm informações relevantes sobre cada produto e podem ser lidas por um leitor manual especial.
Embora essa opção seja mais cara que o uso de códigos de barras, ela traz muitas vantagens. As tags podem ser lidas a longa distância. Uma enorme pilha de itens marcados pode ser lida de uma só vez e as informações nas tags podem ser atualizadas imediatamente, à medida que os itens são movidos de um ponto para outro na sua loja. E, curiosamente, as tags podem ser configuradas para acionar um alarme quando o item sair da loja, impedindo o roubo de mercadorias marcadas.
Então, se você vender itens que são muito caros, como jóias, você estaria melhor com essa opção. Mesmo se você estiver acompanhando suas vendas e estoque com um sistema automatizado, faça uma verificação manual pelo menos uma vez por ano para garantir que você não tenha perdido alguns itens de estoque.
10 dicas eficazes de gerenciamento de inventário para pequenas empresas
A verdade é que, se você não mantiver registros adequados de todas as transações de produtos e serviços em seu negócio, você provavelmente vai lutar para obter lucros e isso certamente afetará seu orçamento. Na verdade, a gestão deficiente de estoques faz parte do que faz uma empresa falir. Agora, vamos passar rapidamente pelas 10 dicas eficazes de gerenciamento de inventário para pequenas empresas:
1. Crie uma merda especial de divulgação do Excel para o levantamento diário de estoque
Uma das coisas básicas que você precisa fazer para garantir o gerenciamento eficaz de estoque para a sua pequena empresa é criar uma merda especial para o Excel com o objetivo de fazer um levantamento diário. Por exemplo, se você administra um negócio para a mamãe e o pop e não pode pagar por um software personalizado, pode imprimir uma cópia do spread do excel e fazer o inventário manual; um livro de capa dura pode até servir para o mesmo propósito.
2. Assegure-se de que Todos os Produtos que Entram no Seu Armazém sejam documentados por Funcionários Diferentes
Outra dica que garantirá uma gestão eficaz de estoque para sua pequena empresa é garantir que todos os produtos que entram em seu depósito ou loja sejam documentados por funcionários diferentes. O processo é simples, uma vez que um caminhão traz bem para o seu armazém, o motorista do caminhão apresentará seu conhecimento para o segurança no portão, o segurança irá confirmar e tirar seu próprio estoque, e então o gerente do armazém também deve tirar seu próprio estoque separadamente do segurança.
4. Consulte os desenvolvedores de software para desenvolver software de inventário personalizado para o seu negócio
Existem softwares de inventário personalizados que garantem o gerenciamento eficaz de estoques; Isso ajudará você a criar faturas e também a gerar recibos para todas as transações comerciais. A verdade é que a maioria das pequenas empresas pode não conseguir pagar a um desenvolvedor de software para ajudá-lo a desenvolver software personalizado para seus negócios. Se você puder pagar software personalizado para o seu negócio, por favor, faça.
4. Impor a emissão obrigatória de recibo para todas as transações comerciais
Outra dica para o gerenciamento eficaz de estoque para pequenas empresas é impor a emissão de recibo para cada transação comercial. Por uma questão de fato, emitir recibo eletronicamente é o que está em voga. Ele ajudará sua empresa a criar brechas que podem drenar seus negócios.
5. Incentivar o uso da máquina POS contra o caixa
Se você quiser implementar uma estrutura eficaz de gerenciamento de estoque para sua pequena empresa, então você deve incentivar transações sem dinheiro. O uso de Point of Sale Machine (POS) é uma maneira eficaz de minimizar fraudes em pequenas empresas. Com máquinas POS você pode estar certo de que suas meninas / meninos de vendas não vão roubar seu dinheiro.
6. Crie um sistema de banco de dados central:
Você teria que criar um sistema de banco de dados central, especialmente se tiver vários pontos de venda. Um sistema de banco de dados centralizado facilitará o rastreamento de todas as transações comerciais em sua empresa em tempo real. De fato, você pode se sentar em seu escritório ou em casa para monitorar o fluxo do seu negócio, depois de ter um sistema de banco de dados centralizado.
7. Desenvolva seu sistema de rastreamento personalizado
Existem vários sistemas de rastreamento que você pode colocar em prática para garantir o gerenciamento efetivo de inventário para sua pequena empresa. Você pode se sentar com sua equipe para determinar o melhor sistema de rastreamento que melhor atenda aos seus negócios. Mas se você administra uma empresa de transporte ou de táxi, pode instalar o rastreador de carro em todos os seus caminhões e táxis - é a maneira mais fácil e conveniente de rastrear o estoque de tais negócios.
8. Crie um processo de negócios que ajudará você a receber feedback de seus clientes
Outra maneira de implementar o gerenciamento de inventário eficaz para sua pequena empresa é criar um processo de negócios que ajudará você a receber feedback de seus clientes. Por exemplo, em alguns bancos, sempre que você depositar dinheiro, você precisaria entregar uma cópia do seu caixa em uma caixa dentro do banco e também seria necessário inserir detalhes de sua transação em um livro. Você pode adotar esse modelo de rastreamento de inventário se ele se adequar ao seu negócio.
9. Informar seus fornecedores e fornecedores do relatório que você quer deles
Outra maneira de garantir um gerenciamento de inventário eficaz para sua pequena empresa é estabelecer contato com seus fornecedores e fornecedores para discutir suas expectativas com relação a estoques. Seu acordo com eles pode ser que você possa acessar os detalhes de todas as transações com eles em uma base bimensal, com base em 6 meses ou mesmo anualmente. É uma maneira de comparar os registros para ter certeza de que você está no caminho certo.
10. Contrate o consultor de estoque para ajudá-lo a revisar sua estrutura de inventário de tempos em tempos
Por fim, uma das coisas que você precisa implementar para garantir que você implemente um estilo eficaz de gerenciamento de estoque para sua pequena empresa é contratar um consultor de estoque para ajudá-lo a revisar seu relatório de estoque e sua estrutura periodicamente. Essa abordagem ajudará você a corrigir erros no processo de negócios.
Lá você tem isso; as 10 dicas eficazes de gerenciamento de estoque para pequenas empresas.