Você administra uma construtora e quer manter os fantasmas fora de sua folha de pagamento? Se SIM, aqui estão 20 dicas certas sobre como evitar trabalhadores fantasmas de construção.
O que é um Ghost Worker?
Os trabalhadores fantasmas são simplesmente empregados que recebem regularmente seus salários de uma empresa, mas que não trabalham para a empresa.
Esquemas de funcionários fantasmas são perpetrados por funcionários de folha de pagamento que criam identidades falsas que são preenchidas com SSN, endereço, número de telefone etc., ou que continuam emitindo pagamentos para funcionários que deixaram a empresa e desviam o pagamento para eles mesmos. Qualquer que seja a forma que um funcionário fantasma assuma, é apenas um grande esquema para roubar dinheiro de uma empresa.
Um funcionário fantasma também pode ser uma pessoa real, como um membro da família, que não trabalha na empresa, mas que coleta o pagamento e o compartilha com o fraudador ou mantém todo o pagamento para si mesmo.
O fenômeno do trabalhador fantasma é real na indústria da construção, onde você normalmente tem muitas pessoas na folha de pagamento em todos os momentos. Devido aos muitos contratados, funcionários em tempo integral e ad-hoc para pagar em todos os momentos na indústria da construção, normalmente é difícil rastrear seus pagamentos. Foi observado que os trabalhadores fantasmas são mais prevalentes em grandes organizações do que os menores, onde podem ser facilmente detectados.
O fenômeno do trabalhador fantasma é uma das fraudes mais comuns da folha de pagamento que pode ser encontrado no setor de construção. Esse método de fraude pode se manifestar de várias maneiras, que podem incluir;
- Gerente de folha de pagamento insatisfeito - Se uma empresa de construção tiver um gerente de folha de pagamento insatisfeito e achar que ele merece compensação adicional, seria bastante fácil modificar os registros da folha de pagamento para criar um novo funcionário fictício e coletar o cheque desse funcionário. para eles mesmos. Isso é particularmente verdadeiro se o gerente de folha de pagamento tiver acesso irrestrito e não monitorado ao sistema de folha de pagamento.
- Fraude Multi-Empregado - Esta é outra forma de fraude do trabalhador fantasma pode se manifestar em um negócio de construção. Com um processo de folha de pagamento mais complexo, ou se o funcionário não tiver acesso direto ao sistema de folha de pagamento, vários funcionários podem conspirar para fraudar o sistema e dividir o dinheiro que eles desviam. Normalmente, um funcionário terá algum tipo de função na verificação e autorização da folha de pagamento para poder assinar as folhas de horas falsificadas.
- Compensação por família / amigo - Um funcionário pode criar um registro no sistema de folha de pagamento para um membro da família ou amigo, para que ele receba um contracheque da empresa. Nesse caso, o empregado real pode ou não receber uma parte desse cheque de pagamento.
Os esquemas de funcionários fantasmas podem variar desde a simples entrada de dados (especialmente se o empregado falso receber um salário), até a complexa manipulação de folhas de tempo falsas e redirecionamento de pagamentos. Se você não ficar de olho na folha de pagamento em seu negócio de construção, esse tipo de fraude pode passar despercebido por algum tempo e é o suficiente para sangrar uma empresa de milhões de dólares.
Bandeiras vermelhas que podem sugerir trabalhadores fantasmas em seu negócio de construção
uma. Anomalias de informações do empregado. Há algumas anomalias que você pode notar em sua empresa de construção e ele lhe dirá que você tem um problema de trabalhador fantasma. Se o número do Seguro Social (SSN) de um funcionário não estiver listado, ou se vários funcionários tiverem o mesmo SSN, ele estará apontando para uma coisa, e isso é fraude. Novamente, se houver várias alterações de endereço em um ano, você deverá ficar desconfiado.
b. Anomalias no registro da folha de pagamento para depósitos diretos. Isso acontece quando o mesmo número de conta bancária é usado para vários funcionários, possivelmente indicando que o salário de um funcionário fantasma está sendo depositado na mesma conta que outro empregado usa. Esta é outra bandeira vermelha para anotar. Várias contas bancárias para o cheque de pagamento de um funcionário podem indicar que o cheque de pagamento de um funcionário fantasma está sendo dividido entre os conspiradores.
c. Anomalias na folha de pagamento. Se durante o pagamento no seu negócio de construção e várias verificações são emitidas para um empregado dentro de um período de pagamento, ou uma imagem da verificação mostra que foi endossado por alguém com um nome diferente do do beneficiário, então você pode ter um problema em suas mãos .
d. Anomalias de bônus ou aumento de pagamento. Se você perceber, a qualquer momento, que um funcionário recebe um bônus diferente da distribuição de bônus típica da empresa, ou se um empregado receber múltiplos aumentos salariais no prazo de um ano, isso é uma causa a ser investigada.
e. Tendências de tempo limite para funcionários. Um funcionário não tirou nenhuma licença remunerada ou licença médica por um ano inteiro, ou a pessoa que processa a folha de pagamento nunca tira férias. Férias forçadas ou rotação de tarefas são um controle efetivo, disse Wilder.
20 dicas seguras sobre como prevenir os trabalhadores fantasmas em sua construtora
Devido ao grande número de variáveis que influenciam a forma como a fraude de funcionários fantasmas é cometida, não há maneiras infalíveis de evitá-la ou de pegar funcionários em flagrante. No entanto, existem etapas que você pode seguir para reduzir seu risco:
- Realizar auditorias de funcionários fantasmas
Na maioria dos casos, funcionários fantasmas são descobertos por meio de auditorias completas de seus registros de folha de pagamento. Você deve ter alguém em sua empresa de construção que compare regularmente os registros da folha de pagamento aos relatórios de cartões de horas e arquivos de funcionários para procurar discrepâncias, como funcionários falsos, números de segurança social duplicados, endereços duplicados ou contas bancárias duplicadas.
- Deveres separados da folha de pagamento
Outra coisa que você deve fazer no seu negócio de construção para evitar a incidência de funcionários fantasmas é garantir que diferentes partes do seu processo de folha de pagamento sejam tratadas por pessoas diferentes. Se alguém é responsável por autorizar cheques, certifique-se de que outra pessoa é responsável por distribuir esses cheques. Se alguém tiver o poder de criar / excluir funcionários no sistema de folha de pagamento, verifique se outra pessoa verifica as alterações.
- Avaliar políticas de RH
Verifique se as equipes de RH e folha de pagamento estão completamente atualizadas em suas políticas de RH, especialmente quando se trata de adicionar e remover funcionários da lista de funcionários. Isso ajudará a evitar que informações de ex-funcionários sejam usadas para fraudes de funcionários fantasmas.
- Faça sua folha de pagamento mais difícil de falsificar
Se você tiver funcionários remunerados com base em seu tempo, certifique-se de ter processos em vigor para dificultar a falsificação de registros de tempos. Idealmente, use o controle de tempo automatizado quando os funcionários acessarem e desligarem. Para proteção adicional, use um sistema de rastreamento de tempo com alguma forma de verificação de ID incorporada.
- Revisar relatórios de folha de pagamento periodicamente
A revisão periódica dos relatórios de folha de pagamento é um passo importante na mitigação e detecção de fraudes, e não é algo que deve ser feito apenas uma vez por ano pelo auditor. Ter em mente um número de controle do número total de funcionários em seu negócio de construção permite um bom ponto de partida para essa revisão.
A partir daí, pode ser tão simples quanto analisar os nomes. Deve-se observar, para segregação adequada, que essa revisão deve ser realizada por alguém que não seja aquele que pode adicionar novos funcionários ou encerrar antigos.
Se a sua folha de pagamento não for alterada com frequência, como nos casos em que o número de funcionários está mudando normalmente, toda vez que você executar a folha de pagamento, verifique se ela está de acordo com suas expectativas. Observe atentamente quaisquer descobertas anormais e saiba o que esperar ao executar relatórios.
- Utilize regras de turno predefinidas
Regras de turno predefinidas limitam o período de tempo durante o qual os trabalhadores podem entrar e sair do trabalho. Se eles tentarem fazê-lo fora da janela de tempo predefinida, o sistema não permitirá. Regras podem ser definidas para indivíduos, departamentos ou a empresa como um todo.
- Faça uso da autenticação do usuário
A autenticação do usuário elimina a manipulação de amigos, exigindo que os trabalhadores produzam um identificador exclusivo quando eles entram e saem dos turnos. Dependendo da sofisticação do sistema e da capacidade de integração com qualquer hardware, como um scanner, esse identificador pode ser um crachá de identificação, uma impressão digital ou até mesmo uma foto do rosto do trabalhador.
Com relação ao próprio sistema de folha de pagamento, pergunte ao seu fornecedor se ele possui recursos que possam marcar automaticamente as entradas que possam ter problemas com eles. Esses recursos são bastante comuns.
Você também deve emparelhar seu software com políticas de atendimento de som. Por exemplo, uma prática recomendada é exigir que os trabalhadores que perderam a janela aprovada para entrar ou sair do sistema solicitem uma entrada manual de seu gerente. O gerente pode analisar as circunstâncias que cercam o motivo pelo qual esse funcionário chegou cedo ou tarde e determinar se a entrada deve ser permitida ou não.
- Olhe para as permissões de usuário do seu sistema
Você deve ser capaz de limitar o acesso de todos os usuários com base unicamente em suas necessidades, para que os funcionários comuns não possam alterar suas taxas de pagamento. Você também pode limitar quando as taxas de pagamento podem ser alteradas, por exemplo, após as avaliações de desempenho.
- Livre-se das verificações de papel
Os cheques de pagamento físicos são muito mais fáceis de forjar e roubar do que os seus homólogos digitais, por isso considere o depósito direto ou a rota do cartão de pagamento, se ainda não o fez. Seu software deve permitir que você altere os métodos de pagamento com facilidade.
- Crie relatórios de exceção
O sistema de contabilidade deve ser projetado com controles que colocam bandeiras vermelhas em resultados que estão fora dos parâmetros normais. Estes podem incluir:
- Adições ou exclusões nas folhas de pagamento devem gerar um relatório automático para o supervisor relevante.
- O pagamento de horas extras ou pagamento de incentivo acima dos parâmetros estabelecidos deve gerar um relatório de exceção.
- Fique atento aos funcionários sem deduções
Uma boa maneira de detectar funcionários fantasmas em sua empresa de construção civil é procurar alguém que tenha poucas ou nenhuma dedução de seu pagamento. Um perpetrador raramente se dá ao trabalho de criar um conjunto completo de inscrições de benefícios, especialmente porque isso reduzirá a quantidade de dinheiro que eles podem roubar do empregador.
- Distribuição manual de contracheques
De vez em quando, você deve fazer um ponto para distribuir cheques de pagamento manualmente em sua empresa de construção. Fazendo um ponto para distribuir manualmente as verificações, sua organização tem uma oportunidade melhor de detectar funcionários fantasmas.
- Analise endereços ou contas de depósito diretas
Outra coisa que você pode fazer em sua empresa de construção para evitar a incidência de funcionários fantasmas é analisar endereços ou contas de depósito diretas. No processo de revisão de contas e endereços, sua organização pode identificar números de conta, endereços ou números de CPF duplicados para vários funcionários.
- Análise de deduções de cheques de folha de pagamento
Se houver funcionários em sua folha de pagamento que não retenham imposto ou outras deduções, eles podem ser funcionários fantasmas. Analisando depósitos diretos, você pode reduzir o número de folhas de pagamento, eliminando o pagamento em papel e a possibilidade de alteração, falsificação e roubo, embora isso não impeça a extração incorreta de depósitos em contas não autorizadas.
- Examine as verificações de folha de pagamento que possuem recomendações duplas
Embora a maioria deles seja legítima, duas assinaturas podem sinalizar a falsificação do endosso de um funcionário que partiu, que o ladrão também endossa e deposita em sua própria conta.
- Desconfie de variações orçamentárias na despesa da folha de pagamento
Custos de mão de obra mais altos do que o orçado podem indicar funcionários fantasmas, portanto, você deve ter cuidado com variações não planejadas em seu orçamento.
- Use segregação de funções
Em sua empresa de construção, você deve garantir que muitas das funções da folha de pagamento não sejam dadas a uma pessoa. Garantir que as funções de preparação, desembolso e distribuição da folha de pagamento sejam segregadas. Deve ser aplicado das seguintes maneiras;
- Nenhuma pessoa deve ser capaz de adicionar um novo funcionário à folha de pagamento, definir salários, inserir hora e pagar a pessoa.
- Deve haver uma reconciliação mensal entre o ledger da folha de pagamento e a lista de funcionários de RH executada por alguém fora do departamento de folha de pagamento.
- A pessoa que autoriza uma execução de verificação não deve ser autorizada a recuperar as verificações impressas.
- A função de contabilidade da folha de pagamento deve ser independente da função do razão geral.
- A TI não deve ter acesso a programas de RH ou aplicativos de folha de pagamento.
18. Execute periodicamente os SSNs de todos os funcionários por meio do site da Administração de Previdência Social - especialmente daqueles que trabalham em posições delicadas - e siga com uma verificação de antecedentes. Outros sites para verificar a identificação de funcionários incluem o E-verify ou o site do IRS. Isso ajudaria você a saber quem é quem.
19. Use um sistema de pagamento que exige que os funcionários se identifiquem
Se isso envolver o uso de um sistema de furto eletrônico, analise se as mesmas duas pessoas sempre passam seus cartões de maneira consistente ao mesmo tempo. Isso pode indicar que alguém está passando o crachá de uma segunda pessoa sem que a segunda pessoa tenha se reportado ao trabalho.
- Examine como as horas dos funcionários são consistentes
Se as horas nunca variarem, pode ser uma bandeira vermelha sinalizando um funcionário fantasma porque o fraudador quer ter certeza de que ninguém olha para essa pessoa ou dita o que está acontecendo.
Conclusão
Enquanto o flagelo dos trabalhadores fantasmas pode não estar indo embora em breve, mas aplicando algumas das medidas acima indicadas seria garantir que você livrar sua empresa de construção da ameaça de trabalhadores fantasmas.