Como proprietário de uma empresa, executivo de negócios ou outra parte interessada em uma empresa, você será obrigado a conduzir reuniões da diretoria regularmente ou em ocasiões. Uma vez que essas reuniões são destinadas a servir ao propósito de comunicação em grupo e compartilhamento de ideias entre os chefões de uma empresa ou indústria, você precisa entender como conduzi-las efetivamente para alcançar esse objetivo.
Se uma reunião do conselho for bem-sucedida, a maior parte do crédito vai para o indivíduo que presidiu a reunião. E se não conseguir atingir seu objetivo, a maior parte da culpa recai sobre o mesmo indivíduo. A única diferença entre uma reunião bem-sucedida e uma fracassada reside em como ambas são executadas. Você gostaria de realizar reuniões de diretoria bem-sucedidas que atingirão seu objetivo ? As dez dicas a seguir irão ajudá-lo.
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1. Definir metas e distribuir a agenda com antecedência
Uma das maneiras mais fáceis de perder tempo em uma reunião é exigir que os participantes sugiram idéias ou sugestões sobre algo que estão ouvindo pela primeira vez naquela reunião. No entanto, esse erro é muito comum.
Em vez de perder tempo precioso em uma reunião, transformando-o em uma sessão de brainstorming, você pode criar uma estrutura para a reunião e comunicar a agenda aos participantes convidados com antecedência. Desta forma, eles teriam idéias para idéias e até mesmo sintonizá-las antes da data da reunião. Isso economizará muito tempo e ajudará você a conseguir mais em uma única reunião.
2. Assuma o controle durante a reunião
Boas reuniões são produtos de boa liderança. Portanto, esteja no controle da reunião e deixe claro aos participantes que você pretende manter a reunião relevante e breve. Coloque um relógio onde todos o verão para mostrar a seus colegas na reunião que você realmente valoriza seu tempo. Durante a reunião, assegure-se de que suas discussões não saiam do assunto. Cada vez que isso acontece, reorientar o grupo, lembrando-os das questões relevantes que você tem na agenda da reunião.
3. Permitir que todos contribuam
A essência de convocar uma reunião, em primeiro lugar, é garantir o fluxo bidirecional da comunicação. Para esse fim, é importante incentivar contribuições honestas e relevantes de todos os presentes na reunião. Como o líder da reunião, você pode facilmente cair no erro de usar sua opinião em sua manga, mas você deve ser cauteloso se isso, como ele derrota o propósito da reunião. Evite a tentação de descartar imediatamente as contribuições de outras pessoas - mesmo quando elas parecerem risíveis ou estúpidas.
4. Encerre sua reunião com um plano de ação
Uma das características de uma reunião bem-sucedida é um plano de ação que detalha as várias estratégias a serem implementadas com base nas decisões tomadas na reunião, os responsáveis pela implementação, a data e a hora da implementação e o resultado esperado da implementação. A estratégia.
5. Mantenha atas detalhadas da reunião
Ter alguém registrando os minutos ou o andamento de uma reunião é muito importante. A ata servirá como prova de que a reunião foi realizada e uma referência histórica para esclarecer quaisquer dúvidas ou mal-entendidos que possam surgir durante os trabalhos da reunião.
6. Elimine todas as distrações do local
Embora seja esperado que todos os participantes da reunião acabem com todas as distrações pessoais, como smartphones e tablets, é igualmente esperado que você, como líder da reunião, remova todas as distrações do local da reunião. Por exemplo, se uma reunião for realizada na sala de lançamento de sua empresa, desligue a TV LED, pois seria difícil para os participantes não olharem para ela em intervalos durante a reunião, se você a mantiver ligada.
7. Nunca interrompa ninguém
Mesmo se você for superior a todos os outros participantes da reunião, você deve sempre resistir à tentação de interromper quando eles estiverem falando. Mesmo se você discordar fortemente do que eles estão dizendo ou você achar que é besteira, permita que eles terminem antes de abordar seus pontos.
8. Preste a máxima atenção
Quando você está conduzindo uma reunião, todos mantêm contato visual com você quando estão falando. Ouvir atentamente a eles é uma maneira de dizer a eles que você respeita as opiniões deles e que está disposto a ouvi-los. Apenas algumas coisas podem ser irritantes para os outros em uma reunião do que mexer no seu smartphone quando eles estão falando. Ele envia sinais de que você não valoriza as opiniões deles e que a reunião em si não é importante para você.
9. Gerencie bem o conflito: é comum que surjam conflitos nas reuniões do conselho. Se isso acontecer na reunião, corra o máximo possível para controlá-lo sem deixar ressentimentos nas mentes de ninguém.
10. Reconhecer e agradecer a todos os presentes
No final de uma reunião do conselho, reconheça a presença de todos os presentes e agradeça-os por participarem da reunião e por fazer contribuições significativas. Diga aos participantes que você gosta deles irá motivá-los a se envolverem mais nas reuniões subsequentes.