Tomar notas com eficiência nas reuniões de negócios é uma habilidade que leva tempo para ser dominada. E se você é um jogador no mundo corporativo ou de negócios, você sem dúvida terá que dominar essa habilidade porque precisará participar de reuniões de negócios em que a anotação é muito importante.
Embora você possa ter uma secretária ou assistente que faça anotações de reunião de negócios para você, eles não estarão por perto para fazer o mesmo quando você comparecer a uma importante conferência de negócios no exterior ou uma reunião improvisada com um cliente ou fornecedor fora do escritório.
Mesmo que você tenha tomado notas para seu uso pessoal em várias ocasiões, isso não significa que você será bom em tomar notas de reuniões de negócios. Isso ocorre porque fazer anotações em reuniões de negócios requer um conjunto diferente de habilidades. Por exemplo, em notas pessoais, você é livre para usar abreviações e abreviações, ou mesmo desenhos que só você pode interpretar. Suas notas pessoais não precisam seguir um padrão ou mostrar qualquer consideração por outro leitor. E eles não precisam ser limpos porque são apenas para seu uso.
No entanto, as notas da reunião de negócios servem a um propósito completamente diferente porque são escritas para outras pessoas e servem como documentos históricos que marcam decisões e ações tomadas ou discutidas em uma reunião de negócios. Se você precisar fazer anotações em uma reunião de negócios; as dicas a seguir ajudarão você a aplicá-las com eficiência.
10 Nota Efetiva Tomando Estratégias e Dicas para Reuniões de Negócios
1. Use caneta e papel
Você pode querer argumentar que agora estamos no mundo dos tablets, notebooks e PDAs. Mas a verdade é que usar caneta e papel é menos intrusivo, o que facilita a manutenção do contato visual com a pessoa que fala. Além de criar um muro entre você e a pessoa falando, os dispositivos digitais fazem parecer que você está trabalhando em outra coisa ou conversando com alguém, mesmo que não esteja. E é ainda mais fácil se distrair ao usar esses dispositivos.
2. Aprenda e use taquigrafia
Não, a taquigrafia não é apenas para secretários e jornalistas. Ainda é relevante tomar notas em reuniões de negócios, especialmente quando você está ouvindo um palestrante que fala rápido. Aprender taquigrafia não é tão difícil em você pensar. Basta pesquisar na web por recursos úteis e relevantes e você pode dominá-lo dentro de alguns meses.
Se você não tiver tempo para aprender taquigrafia, poderá formular suas próprias abreviações e mnemônicos que usará ao tomar as anotações da reunião de negócios. Você é livre para representar qualquer coisa do jeito que você gosta; apenas certifique-se de que faz sentido para você.
3. Apenas destaque pontos-chave
Você vai ficar entediado com anotações, se você está tentando descer tudo. Ao tomar notas em uma reunião de negócios, ouça tudo, mas anote apenas as coisas importantes e relevantes. Não é preciso dizer, mas você não precisa escrever uma piada curta durante a reunião.
- Prepare um relatório por escrito imediatamente após a reunião
Como afirmado anteriormente, uma nota de negócios serve como um documento histórico e uma referência - mas apenas quando foi desenvolvida em um texto abrangente. Você certamente não pode esperar que a empresa guarde a folha grosseiramente escrita que você rabiscou durante a reunião. Você precisa preparar um relatório escrito que seja mais apresentável e compreensível para qualquer leitor.
Tente preparar o relatório imediatamente após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco em sua mente. E mesmo que você não seja solicitado a enviar um relatório formal, você pode usar o documento para o seu arquivo pessoal ou como prova, caso surja um conflito sobre a discussão.
- Ouça com cuidado
Quando uma reunião de negócios é iniciada, seu duplo papel de ouvir e anotar começa. Embora ter que fazer as duas coisas juntos seja difícil e aparentemente irreal, se você quer ser melhor em um, deve ser em ouvir. Se você é capaz de ouvir todos os detalhes importantes sem perder nenhum, você sempre pode incluir o que você perdeu escrevendo mais tarde.
- Conheça a diferença entre diferentes tipos de declarações
Durante uma reunião de negócios, vários tipos de declarações são usados pelos participantes durante a discussão. Estes incluem opiniões, fatos, perguntas, sugestões, suposições, perguntas e assim por diante. Você precisa saber como calcular cada um desses tipos de declarações para evitar misturar as coisas. Você sabe que pode ser confuso quando você relata uma sugestão como um fato.
- Mantenha isto curto e simples
Independentemente de como você escreve o que acontece durante uma reunião, você precisa deixar o relatório final claro o suficiente para o benefício dos outros. Para esse fim, garanta que sua linguagem seja compreensível e objetiva.
- Registre tudo sobre a reunião
Ao tomar notas em uma reunião de negócios, não se esqueça de adicionar todos os detalhes necessários sobre a reunião; de lado as discussões. Isso inclui o tipo de reunião ( planejada ou de emergência ), o objetivo da reunião, a data e a hora da reunião, o nome da pessoa que convocou ou presidiu a reunião, os nomes dos participantes e qualquer informação relacionada à reunião. a próxima reunião. Esses detalhes tornam as anotações da reunião completas. Você não quer que as pessoas comecem a perguntar quem disse o que ou qual foi a data da reunião.
9. Seja exato: você deve ter absoluta precisão ao apresentar os detalhes de uma reunião de negócios, já que se tornará um documento oficial aprovado.
10. Revise atentamente
Mesmo que seu objetivo seja fornecer informações precisas sobre uma reunião de negócios, ter sua nota livre de erros tipográficos, gramaticais e de ortografia também é muito importante. Se suas anotações estiverem preenchidas com esses erros, sua credibilidade ficará como um provedor confiável de informações.