Você dirige uma empresa de construção civil com muita papelada em sua mesa? Se SIM, aqui estão 10 dicas inteligentes sobre como organizar seu escritório para maior produtividade.
Na economia mundial de hoje, a indústria da construção é um dos campos que está à frente. De acordo com os dados coletados no ano anterior, cerca de US $ 10 trilhões foram investidos em vários canteiros de obras e projetos. Além disso, cerca de 7% de todas as pessoas no mundo hoje trabalham na indústria da construção.
No entanto, este setor não está isento de problemas, com um dos principais a iniciar a produtividade no escritório. Esse é um problema enfrentado tanto por pequenas empresas quanto por grandes empresas. Postulou-se que, se a produtividade no setor de construção crescesse, a indústria acrescentaria US $ 1, 6 trilhão.
Embora a situação possa parecer assustadora, não é sem solução. Mesmo pequenas melhorias na produtividade podem ter um grande impacto no setor. Portanto, se você desenvolver um projeto de construção ou planeja fazê-lo, tenha em mente essas dicas para aumentar a produtividade no local e no escritório. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a fazer isso.
10 dicas inteligentes sobre como organizar seu escritório de construção para maior produtividade
1. Ter um roteiro bem definido: muitos projetos de construção podem ser rápidos, e organizar-se durante todo o processo pode ser uma tarefa bastante difícil. Isso pode apresentar muitos problemas para você e levar a uma redução na produtividade também.
É por isso que é muito importante que, antes de iniciar seus projetos, você desenhe um roteiro que detalhe como as coisas irão. Sua equipe precisará estar muito familiarizada com este roteiro antes de começar a implementá-lo, para que tudo corra bem. Concedido, esse processo inicial pode ser difícil e demorado, mas é muito crucial se você quiser evitar desperdício desnecessário e má alocação de recursos.
2. Comunique-se melhor: mesmo com um roteiro bem pensado, todo o problema relativo à produtividade não desaparece. A comunicação inadequada é uma das principais causas da redução da produtividade na indústria da construção e pode impactar fortemente o resultado final de forma negativa. Como tal, você deve garantir que haja uma comunicação perfeita entre trabalhadores e supervisores.
3. Organize seu canteiro de obras: a maioria dos canteiros de obras raramente parece organizada, e isso pode levar a uma baixa produtividade. Como tal, você deve tentar o seu melhor para garantir que o site do seu projeto seja o mais organizado possível. Isso ajuda a evitar acidentes e perdas ou danos ao equipamento. Além disso, quando as pessoas não conseguem encontrar seus equipamentos, elas terão que perder mais tempo procurando por elas, reduzindo ainda mais a produtividade.
4. Delegado: na maioria das equipes, há pessoas altamente qualificadas e inteligentes, ao passo que também pode haver outras que não são tão eficientes. No entanto, isso não significa que você deve sobrecarregar os funcionários que você considera mais eficazes com todas as responsabilidades. A coisa certa a fazer seria atribuir tarefas com base nos pontos fortes das pessoas. A chave para obter resultados rápidos é saber delegar de maneira inteligente e certificar-se de que todos estão fazendo o que são mais adequados.
5. Treine seus funcionários: o ativo mais valioso em qualquer empresa são os funcionários e, como tal, se você quiser que seu escritório esteja em um estado de produtividade ótima, terá que investir em sua equipe. Se você afirma que deseja aumentar sua produtividade, sua equipe precisa saber o que deve fazer para conseguir isso. Os funcionários devem estar acostumados com as tecnologias mais recentes e poder ensinar suas equipes também.
6. Aprecie o esforço de sua equipe e ofereça reconhecimento: valorizar sua equipe de alto desempenho é uma ótima maneira de motivar seus funcionários. Quando você vê que eles estão fazendo as coisas direito, você deve reconhecer seus esforços e apresentá-los como um exemplo para os outros. Você também pode oferecer recompensas e prêmios periódicos. Este é o método mais simples que você pode usar para manter seus funcionários motivados e aumentar sua produtividade.
7. Use um bom software de gerenciamento de construção: atualmente, há muitas ferramentas que podem ser usadas para aumentar a produtividade que antes não estavam disponíveis - o software é uma delas. Um bom software de gerenciamento de construção pode ajudar você a se manter organizado e liberar sua mesa da desordem, permitindo que você realmente se concentre no que é mais importante.
O software de gerenciamento de construção pode lidar com gerenciamento de lances, faturamento e faturamento, prestadores de serviços, gerenciamento de documentos, relatórios de incidentes, leads, planilhas de horas, agendamento de tarefas e muito mais. Há também muitos softwares projetados para lidar com coisas que normalmente eram feitas com documentos no passado. A invenção de armazenar coisas na nuvem ajudou a tornar as coisas mais fáceis.
8. Elimine as coisas que você não precisa: Dependendo da condição do seu escritório, livrar-se da desordem desnecessária pode levar alguns minutos, algumas horas ou até mesmo um dia inteiro. No entanto, eles devem se livrar de dar espaço para coisas mais importantes.
9. Mantenha sua área de trabalho desordenada: sua área de trabalho é um dos espaços físicos mais importantes de seu escritório. Muitas pessoas são mais produtivas quando a área de trabalho está livre de desordem, enquanto outras prosperam em um cenário desordenado.
Se você é alguém que é bastante criativo e prefere um ambiente que é desordenado, então você deve fazer o que achar melhor. Para os menos inspirados entre nós, uma área de trabalho limpa e pura é a melhor opção.
10. Obter uma lixeira maior: isso pode parecer um conselho estranho, mas há uma razão para isso. Um monte de papel que entra em um escritório pode ser eliminado ou digitalizado em vez de ser arquivado. Arquivar documentos é uma daquelas tarefas que podem ser demoradas e, como tal, não é incomum que as pessoas o procrastinem por algum outro tempo, levando à desordem.
Uma lixeira grande é mais proeminente e, como tal, você a verá com mais frequência. Quando um papel desnecessário entra em sua área de trabalho, é mais provável que você o coloque na lixeira do que apenas empilhe na sua mesa. Ter um lixo maior também pode impedir que seu lixo transborde até o chão. Isso pode ser uma fonte de desordem por si só, causando o que você queria evitar, em primeiro lugar.
Em conclusão, mesmo que você queira que seu escritório de construção testemunhe uma produtividade mais alta, você não deve estabelecer metas irrealistas. Você terá que examinar os recursos disponíveis para determinar os objetivos mais realistas. Além disso, metas irrealistas tendem a colocar muita pressão sobre seus funcionários, levando ao estresse.